Državni arhiv Srbije podsjetio je pravna lica da se uništavanje dokumentacije može provesti samo uz poštovanje zakonskih pravila. Obaveza se odnosi na državne organe, ustanove, javna preduzeća i organizacije s javnim ovlaštenjima. Iz Arhiva posebno naglašavaju potrebu prethodne evidencije i pisanog odobrenja nadležnog javnog arhiva.
Zakonske obaveze za pravna lica
Državni arhiv Srbije ukazao je na obavezu čuvanja, zaštite i pravilnog upravljanja dokumentarnom građom. Ta pravila obavezuju različita pravna lica, uključujući državne organe, ustanove, javna preduzeća i organizacije koje obavljaju poslove s javnim ovlaštenjima.
Obaveze proizlaze iz Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj djelatnosti. Arhiv je podsjetio da odgovorno postupanje s dokumentima podrazumijeva poštovanje propisanih rokova čuvanja, kao i pravilno vođenje evidencija o građi koja nastaje u radu pravnih lica.
Dokumentacija se, prema upozorenju Arhiva, ne može uklanjati samo na osnovu interne procjene da više nema vrijednost. Prije bilo kakvog postupka potrebno je utvrditi da su ispunjeni svi zakonski uslovi i da je nadležna arhivska ustanova uključena u proceduru.
Uništavanje dokumentacije traži prethodnu saglasnost
Uništavanje dokumentacije koja je procijenjena kao bezvrijedna ne može se obaviti samostalno. Državni arhiv Srbije naveo je da pravno lice prije toga mora pribaviti pisano odobrenje nadležnog javnog arhiva, čime se osigurava kontrola nad postupkom.
Prema članu 16. Zakona, odobrenje se izdaje samo kada su ispunjeni svi propisani kriteriji. Postupak se mora zasnivati na Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, zajedno s utvrđenim rokovima čuvanja i prethodnom saglasnošću nadležnog javnog arhiva.
Takva lista predstavlja osnov za procjenu dokumentacije koja može biti izdvojena iz daljeg čuvanja. Bez prethodno usaglašenih rokova i odobrenja arhiva, pravno lice nema osnov da samostalno odluči o uništavanju materijala.
Evidencija je uslov, a kršenje nosi kazne
Jedan od ključnih uslova jeste da kompletan dokumentarni materijal prethodno bude evidentiran u arhivskoj knjizi. Tek nakon ispunjavanja te obaveze i provođenja propisane procedure moguće je podnijeti zahtjev za saglasnost o uništavanju građe.
Državni arhiv Srbije podsjetio je i na kaznene odredbe Zakona objavljenog u „Službenom glasniku Republike Srbije“, broj 6/2020. Član 65. stav 1. tačka 6. predviđa novčane kazne za pravna lica koja dokumentarni materijal uništavaju bez odobrenja nadležnog arhiva.
Iz te institucije pozvali su sve obveznike da se pridržavaju zakonskih procedura i odgovorno upravljaju dokumentacijom. Postupanje mimo pravila može imati pravne posljedice za pravna lica koja ne osiguraju potrebnu evidenciju, saglasnost i kontrolu nad uništavanjem materijala.
